Чому компанії не можуть повністю відмовитися від Excel
Незважаючи на появу нових цифрових платформ і інструментів зі штучним інтелектом, електронні таблиці Excel залишаються одним із найпоширеніших робочих інструментів. Водночас дедалі частіше експерти попереджають про ризики залежності від цього програмного забезпечення для ефективності процесів і безпеки даних.
Про це розповідає NewsWeek
Програма Excel, що належить Microsoft, цього року відзначає 40 років існування. У 1990-х вона стала символом «робочого вигляду»: навіть у деяких компʼютерних іграх існувала «клавіша боса», яка миттєво відкривала таблицю, створюючи ілюзію праці. Зараз же в окремих організаціях надмірне покладання на Excel може стати предметом критики.
Аналіз використання показує, що інструмент дуже глибоко інтегрований у повсякденну роботу: за даними одного дослідження, близько двох третин офісних співробітників використовують Excel щонайменше раз на годину. Таку стійкість пояснюють і тим, що таблиці викладають нарівні з Word та PowerPoint ще на початкових етапах цифрової грамотності.
Переваги для швидких задач і обмеження в масштабі
Том Вілкі, технічний директор компанії Grafana, зазначає, що Excel дуже зручний для швидкого аналізу невеликих наборів даних, для тестування ідей і створення діаграм для презентацій. Для простих завдань цей інструмент часто залишається одним із найпрактичніших і найшвидших у застосуванні.
Однак проблеми виникають, коли таблиці використовують не лише для аналізу, а й як основний механізм обробки та зберігання критично важливої інформації. Почесний професор аналітики Університету Данді Марк Вайтхорн звертає увагу на те, що в багатьох організаціях дані проходять через ланцюжок відділів, кожен із яких веде власні таблиці й макроси, часто погано задокументовані. Це ускладнює контроль, захист і централізоване оперування даними, а також їхню інтеграцію в аналітичні процеси та інструменти штучного інтелекту.
Макроси — автоматизовані скрипти, що виконують складні операції в один клік — часто створюють додаткові ризики: автори таких рішень можуть залишити компанію, а наступні співробітники не розуміють логіку таблиць. У результаті виникає технічний борг і підвищується ймовірність помилок при обробці важливих даних.
Наслідки залежності й спроби переходу на інші системи
Наслідки надмірної опори на електронні таблиці вже мали практичні наслідки: зокрема, у деяких випадках використання Excel як ключового фінансового файлу ускладнювало консолідацію даних і призводило до помилок. Окрім цього, у 2023 році плутанина в таблицях спричинила значні збої в процесі набору анестезіологів у Великій Британії.
При переході на централізовані системи організації стикаються зі спротивом: під час міграції на власну систему планування співробітники телеком-компанії Telus наполягали на збереженні старих Excel-файлів. За словами керівництва, успіх переходу диктувався жорстким правилом — повним виключенням електронних таблиць із нових процесів. Керівники Telus оцінюють, що централізація платформ може забезпечити економію до 42 млн канадських доларів на рік.
Microsoft відстоює існування Excel як універсальної платформи, яка з роками набуває нових можливостей і продовжує зростати за кількістю користувачів. Проте фахівці роблять висновок, що повністю позбутися Excel навряд чи вдасться: його простота й універсальність роблять таблиці важливою підмогою для швидких операцій і тимчасових рішень. Саме тому, за жартівливим висловом Марка Вайтхорна, у майбутньому може зʼявитися нова версія «клавіші боса» — уже для приховування таблиць у епоху штучного інтелекту.
